Untuk manajer atau CEO yang sedang mempertimbangkan layanan cetak terkelola, perpindahan ke opsi manajemen cetak yang ramah lingkungan dan berpikiran maju ini bisa menjadi langkah yang agak menantang. Anggaran perlu dipertimbangkan, dan untuk bisnis kecil hingga menengah mungkin tampak seperti pengeluaran yang tidak perlu untuk mengalihdayakan perusahaan untuk menangani audit cetak, manajemen printer dan faks, dan berbagai tugas lain yang terkait dengan layanan cetak terkelola. Pertanyaan-pertanyaan berikut dapat ditanyakan untuk menentukan apakah perusahaan akan mendapatkan manfaat maksimal dari menyewa MPS.
• Akankah MPS membantu Anda Layanan Percetakan menghemat uang dalam jangka panjang untuk menjadi investasi yang cukup berharga?
Jawabannya jelas 'ya', menurut pakar manajemen cetak. Penelitian telah menunjukkan bahwa perusahaan dapat menghemat hingga tiga puluh persen setiap tahun melalui perekrutan layanan cetak - dengan pengurangan besar-besaran pada kertas, tinta, dan sumber daya pencetakan lainnya. Setiap departemen dapat menghasilkan kertas dalam jumlah besar setiap hari, dan sepanjang tahun volume ini dapat mencapai proporsi yang luar biasa. Jumlah limbah yang juga dicegah menjadikannya investasi yang berharga dalam hal lingkungan juga, memastikan praktik yang lebih ramah lingkungan di tempat kerja.
• Dapatkah teknologi dan peralatan printer Layanan Cetak Terkelola Anda saat ini mengikuti perubahan dan kemajuan teknologi yang dibuat setiap tahun?
Kemungkinan besar Anda mungkin dapat memperbarui perangkat lunak dan peralatan printer Anda setahun sekali, namun apakah Anda yakin benar-benar mendapatkan teknologi terbaru? Layanan cetak terkelola memastikan bahwa peralatan Anda selalu diperbarui, dengan perangkat lunak dan driver terbaru yang memastikan kompatibilitas dan kualitas setiap saat - mencegah masalah, dan memastikan bahwa segala sesuatunya beroperasi dengan lancar dan efektif.
• Apakah infrastruktur cetak Anda saat ini berkelanjutan dan efektif?
Secara umum, perusahaan berukuran biasa akan memiliki rasio sekitar tiga karyawan untuk setiap printer. Meskipun ini mungkin tampak masuk akal dan hemat waktu, hal ini memberikan permintaan yang lebih besar pada infrastruktur. Layanan cetak terkelola membantu perusahaan menemukan solusi paling efektif, mengurangi rasio, dan mendidik karyawan dan manajer tentang cara terbaik untuk mengurangi limbah, mencetak dengan bijak, dan memanfaatkan sumber daya secara efektif di setiap departemen. Ini membantu mengurangi limbah, menghemat biaya, dan juga mengurangi emisi berbahaya dengan menghemat kertas secara drastis.
• Apakah waktu henti menghabiskan banyak uang dan waktu bagi perusahaan Anda?
Jika Anda menjawab ya untuk pertanyaan ini, Anda tidak sendiri. Ribuan perusahaan di seluruh dunia menghadapi waktu henti besar ketika printer atau faks macet atau rusak. Departemen TI sering kali harus menghentikan apa yang mereka lakukan untuk mencoba dan memperbaiki masalah, sementara karyawan yang mengandalkan printer atau faks untuk bekerja tidak dapat melakukan apa pun hingga masalahnya teratasi. MPS memelihara dan memperbaiki semua sumber daya dalam organisasi Anda, pertama-tama memastikan bahwa semua item dalam keadaan baik, dan kedua, segera memperbaiki item yang mungkin perlu diperbaiki.
• Apakah Anda dan karyawan Anda memiliki waktu atau pengalaman yang diperlukan untuk menangani masalah terkait cetak setiap hari?
Hanya MPS berpengalaman yang dapat melakukan audit full print atau telepon, dan dengan keterampilan dan kualifikasi tambahan yang mereka miliki, mereka juga dapat menjaga semua peralatan dalam keadaan baik, memperbaiki peralatan yang perlu diperbaiki, mengganti tinta dan memberi nasihat tentang berkelanjutan berlatih juga. Meskipun mungkin tergoda untuk 'melakukannya sendiri', pada kenyataannya layanan cetak terkelola adalah pekerjaan penuh waktu yang perlu dikelola secara menyeluruh oleh para ahli untuk mendapatkan keuntungan yang tepat.
